Ele é apenas um dos projetos de digitalização e unificação de dados aprovados pelo Governo Federal, mas provavelmente é o que terá maior impacto na realidade dos condomínios. Criado em julho de 2013, o eSocial, também conhecido como EFD-Social ou SPED Folha, é um sistema que tem como objetivo unificar e padronizar o envio de todas as informações trabalhistas aos órgãos federais.

 

Com o novo sistema, dados que antes eram enviados pelos Departamentos Pessoais das empresas para diferentes esferas governamentais — e em momentos distintos — serão agora disponibilizados em uma plataforma única. Entidades como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social terão, ao mesmo tempo, acesso a informações integradas e atualizadas sobre trabalhadores e empresas de todas as partes do Brasil.

 

A unificação tende a fazer desaparecer obrigações comuns às empresas, entre elas o Caged, registro das admissões, transferências e desligamentos de empregados sob o regime da CLT, e a Dirf, declaração de imposto sobre a renda retido na fonte enviada anualmente. 

 

Na prática, as empresas — sejam micro, pequenas, médias ou grandes — terão de adaptar seus sistemas de Informação para utilizar os layouts definidos pelo eSocial e integrá-los com a plataforma governamental. Feita a integração, não será necessário preencher telas na Internet nem de outros programas específicos. Os documentos físicos em papel também perderão importância — até mesmo a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) está com seus dias contados. As informações estarão automaticamente na base do eSocial e, portanto, disponíveis para os diversos órgãos governamentais que trabalham com dados relativos a vínculos empregatícios.

 

Além de racionalizar o processo de envio de informações trabalhistas pelas empresas, os especialistas enumeram outras qualidades do eSocial. Para o trabalhador, por exemplo, servirá como mais uma garantia de que os empregadores cumprem suas obrigações. Da mesma forma, os empresários também terão mais facilidade para comprovar que estão em dia com seus colaboradores.

 

 

O eSocial divide as informações em dois grandes grupos: os relativos à folha de pagamento e os registros de eventos trabalhistas. Cada grupo tem características próprias, padrões distintos de layouts e prazos diferentes. Mas o que isso significa? Significa que as empresas terão de estar atentas para transmitir os dados corretos de acordo com a sua natureza.

 

Por exemplo: mensalmente, os empregadores devem comunicar os valores pagos aos funcionários, especificando também a remuneração, dissídios coletivos e serviços prestados. Esses dados compõem o primeiro grupo, o da folha de pagamento, e precisam ser transmitidos, obrigatoriamente, uma vez a cada mês.

 

Já os eventos esporádicos, como admissões, demissões, licenças médicas e outras alterações cadastrais, fazem parte do grupo chamado pelo eSocial de Eventos Trabalhistas Aleatórios e só serão comunicados à medida que forem ocorrendo.

 

Esses eventos — que, juntos, somam 48 eventos distintos — deverão ser enviados ao eSocial dentro dos prazos especificados em lei. Aí reside a maior preocupação dos empregadores quando o assunto é o novo sistema unificado. Se antes a empresa tinha tempo para reunir informações e enviá-las aos órgãos competentes, com o eSocial, a realidade é bem diferente. É exigência do Governo que todos os eventos sejam comunicados em tempo real, assim que ocorrerem.

 

Um exemplo concreto que pode ajudar a entender melhor o nível de exigência dos prazos do eSocial: Antes do sistema, as empresas contratavam seus funcionários e, no início do mês seguinte às admissões, declarava o Caged, enviando ao Ministério do Trabalho a lista de funcionários contratados e demitidos no período anterior. Com o eSocial, não é mais assim. Como ele é online e on-time, o Departamento Pessoal terá de transmitir esses eventos imediatamente. Uma admissão, por exemplo, deve ser comunicada um dia antes de o colaborador começar efetivamente a trabalhar”.

 

Se a comunicação não for realizada em tempo, o sistema impede os passos seguintes do processo. Como as informações são interdependentes, se o primeiro evento não for recebido pelo eSocial, o evento seguinte será recusado. E o pior: o atraso gera multa automática aos retardatários. As penalidades ainda não foram anunciadas, mas os especialistas acreditam que elas devam ser tão rigorosas como as já praticadas pelos órgãos governamentais. “Em geral, se você não cumpre uma obrigação de governo, é estabelecida uma multa moratória. Estar em mora significa que houve descumprimento de um prazo previamente acordado. O que é muito complicado nisso tudo é que ao recepcionar as obrigações fora do prazo, o Governo notifica o usuário e, no mesmo momento e automaticamente, lhe entrega a guia de multa a ser paga.

 

 

Para se adaptar a essa nova forma de transmitir informações fiscais e sociais, as empresas devem aprimorar não só os sistemas de Informática, mas principalmente suas rotinas e processos administrativos. É um impacto que atinge as áreas de Tecnologia da Informação, de Departamento Pessoal, de Recursos Humanos e inclusive o setor jurídico, já que, em breve, até mesmo as reclamações trabalhistas passarão pelo eSocial.

 

Muitos empresários de todo o país estão investindo pesado na reformulação dos seus sistemas de Contas a Pagar e Folha de Pagamento, para que eles passem a gerar os dados dentro dos layouts estabelecidos pelo Governo. Dedicam atenção também ao treinamento e à contratação de pessoal e estão buscando promover uma maior integração entre os diferentes setores da companhia.

 

Ainda assim, há aqueles que menosprezam as alterações que estão por vir. Segundo uma sondagem feita pela Thomson Reuters junto a duas mil empresas, 70% delas não possuem nenhum projeto interno para atender à nova obrigação do projeto eSocial. Das que possuem projeto, apenas 30% afirma tê-lo iniciado efetivamente.

 

A DRMLANÇA quis afastar os riscos e se antecipou. Desde que o projeto foi anunciado, a administradora reviu processos e treinou funcionários para se adequar às novas exigências legais. 

 

 

A essa altura da noticia, muitos leitores podem estar se perguntando: “o que meu condomínio tem a ver com tudo isso?”. Embora o maior impacto do eSocial seja sentido pela administradora, a colaboração dos síndicos é crucial para que a empresa consiga cumprir os prazos estabelecidos em lei.  

 

Sendo assim, cabe ao síndico, a partir da entrada em vigor do novo sistema de dados trabalhistas, passar as informações relativas à admissão, demissão, licença e a qualquer outra alteração na relação de trabalho com seus funcionários e prestadores em tempo hábil para que a administradora, por sua vez, transmita aos órgãos governamentais sem estourar o prazo e sem geração de multas. “No caso de férias, por exemplo, não se pode colocar o empregado em férias e só depois formalizar. Se isso ocorrer, o condomínio estará descumprindo os prazos previstos na legislação e ficará sujeito a multa. E tudo isso ficará registrado na transmissão do arquivo desse evento para o eSocial”.

 

Da mesma forma, só será possível demitir um funcionário se o respectivo aviso prévio for comunicado com antecedência. Os registros de periculosidade e insalubridade devem ser precedidos pela informação de agentes nocivos e uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Também os atestados de saúde só serão aceitos se respeitarem a periodicidade estabelecida pelo eSocial. “Os síndicos vão precisar ficar atentos aos prazos previstos na legislação para comunicação de eventos como a admissão, demissão, férias e afastamento do empregado por doença ou acidente do trabalho. Esses são os mais críticos, pois em todos eles o start do processo se dá a partir do comando ou informação do síndico, sem esquecer, é claro, que a DRM LANÇA precisará de tempo hábil para processamento da informação”.

 

 

O eSocial entrou em vigor a partir de 1º janeiro deste ano. Os prazos para o início da entrega efetiva das informações dentro do novo esquema ainda não foram definidos, mas já se sabe que todos os dados, a partir dessa data, deverão seguir as exigências estabelecidas pelo Governo Federal.

 

Um tipo de inconsistência comum é a alteração de nome em função de mudança de estado civil. Se, por exemplo, um funcionário casou e mudou de nome, mas esse fato não está documentado no CNIS, é bem provável que o eSocial aponte erro e solicite a regularização. “Quando o eSocial começar a funcionar para valer, não aceitará nenhum dado errado. Se houver inconsistência, o próprio sistema vai dizer como ela deve ser resolvida e quem deverá resolvê-la, se a empresa ou o empregado. O ideal é não ter qualquer pendência quando o sistema entrar efetivamente no ar”.

 

Os gestores condominiais devem evitar também deixar dúvidas sobre o sistema para a última hora. “É uma mudança de cultura. Estamos pouco acostumados a dar valor a prazos, mas, no eSocial, o seu descumprimento implica multa, perdas financeiras. Então, o síndico tem de se informar, não pode adiar ou procurar saber apenas quando sentir necessidade. Não faça isso. O eSocial é muito mais do que um sistema de área trabalhista. Quanto mais se falar e se souber dele, melhor. O condomínio só tem a ganhar”.